Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Aufgaben, das E-Mail-Postfach ist voll und das Telefon klingelt gefühlt alle fünf Minuten. Und zu Hause warten Haushalt und Einkauf darauf erledigt zu werden. Wie es in diesen hektischen Zeiten möglich ist, trotzdem Ruhe und Gelassenheit zu bewahren, erklärt Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum im Interview.
Frau Nussbaum, in Ihrem Buch „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?“ werben Sie für individuelle Lösungen im Zeitmanagement, da zum Beispiel akkurat geführte To-Do-Listen und penible Zeitpläne ausgedient haben. Wie sehen diese Zeitmanagement-Methoden, Werkzeuge und Strategien aus?
Cordula Nussbaum: Das wichtigste ist, dass es nicht DEN Weg gibt, um sich und seine Aufgaben zu organisieren. Es gibt mehrere Wege und der beste Weg ist der, der zu unseren Talenten UND zu unserem Alltag passt. Ich breche also eine Lanze für ein Weggehen wie „man“ sich organisert hin zu individuellen Lösungen. Die neuen Methoden sind dabei manchmal komplett neu, wie z.B. die „Reisende To-Do-Sammlung“ und manchmal ermutige ich die Leser, die herkömmlichen Methoden auf ihre Bedürfnisse anzupassen. Diese beispielsweise flexibler zu machen oder mehr Luft in der Tagesplanung zu lassen. Das kann bedeuten, nicht MEHR zu planen, sondern weniger.
Warum führen die alten Methoden in unserer heutigen Gesellschaft bei vielen Menschen privat und beruflich nicht mehr zum Erfolg?
Cordula Nussbaum: Unser Arbeitsleben und unsere Gesellschaft sind schneller und komplexer geworden. Es gilt sehr viel spontaner auf sich verändernde Prioritäten zu reagieren. Wer hier denkt, mit einer akkuraten Planung und viel Disziplin dem täglichen Chaos Herr zu werden, der reibt sich auf. Unser Alltag ist heute sehr viel weniger planbar und strukturierbar als es zu Zeiten der Erfindung des klassischen Zeitmanagement der Fall war. Unsere Welt hat sich weiterentwickelt und deshalb muss es unser Zeitmanagement auch.
„Nicht mehr, sondern weniger planen führt zu einem erfolgreichen Zeitmanagement“
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Sie haben zwei Zeitmanagement-Typen definiert: die systematisch-analytischen Talente und die kreativ-chaotischen Talente. Worin unterscheiden sich diese Talente?
Cordula Nussbaum: Kreativ-chaotische Menschen sind flexible, spontane Menschen, die gerne Neues ausprobieren, Ideen generieren und vorausdenken sowie sehr empathisch und unterstützend sind. Systematisch-analytische Typen lieben Ordnung, Strukturen, planen gerne und lieben Zahlen, Daten, Fakten. Natürlich ist das jetzt sehr stark vereinfacht dargestellt und keiner von uns tickt so schwarz-weiß. Aber die Vereinfachung hilft es uns mal plakativ vor Augen zu führen, dass wir sehr unterschiedlich sind und deshalb auch unterschiedliche Methoden für ein funktionierendes Zeitmanagement brauchen.
Welche Zeitmanagement-Methoden und Strategien führen bei systematisch-veranlagten Personen zum Erfolg?
Cordula Nussbaum: Unterscheiden wir zunächst einmal je nach Umfeld – denn dort greifen andere Tipps.
Systematische Macher in einem flexiblen Umfeld: Planen Sie weniger! Halten Sie sich viel Freiräume und Luft für unvorhergesehene Aufgaben und Störungen. Ihr Alltag ist NICHT planbar – also versuchen Sie es auch nicht. Das schont die Nerven und bewahrt vor einem Burn-Out.
Systematischer Macher in einem planbaren Umfeld: Machen Sie es so, wie Sie es gelernt haben.
Welche Unterschiede gibt es im Privatleben?
Cordula Nussbaum: Ja definitiv. In der Regel ist ein familiärer Alltag komplett kreativ-chaotisch – besonders mit kleinen Kindern. Wobei sich meiner Beobachtung nach auch im beruflichen Umfeld kaum noch Tätigkeiten finden, die sehr gut strukturierbar sind. Vor allem auch die Tätigkeit als Führungskraft!
Und wie bekommen kreative Chaoten das Zeitmanagement in Beruf und Privatleben in den Griff?
Cordula Nussbaum: Kreativer Chaot in einem flexiblem Umfeld: Machen Sie eine „Reisende To-Do-Liste“. Das bedeutet: entkoppeln Sie Terminkalender und Aufgabensammlung. Geben Sie sich bewusst die Erlaubnis, alles aufzuschreiben, was Sie tun müssen und was Sie tun könnten. Picken Sie sich ein To-Do heraus, erledigen Sie es. Alles Nichterledigte reist automatisch mit in die nächsten Tage. Und Sie ersparen sich wertvolle Zeit und Nerven, das Nichterledigte jeweils auf die folgenden Tage zu übertragen.
Kreativer Chaot in einem planbaren Umfeld: Nutzen Sie die Vorhersehbarkeit der Ereignisse, um sich Ruhephasen für Kreatives und Neues zu schaffen. Schotten Sie sich in dieser Zeit gegen Störungen ab. Das macht Sie zum Produktivitäts-Turbo!
„Zeitmanagement an indviduelle Talente und Umfeld anpassen“
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Können Sie uns einige sofort umsetzbare Tipps und Tricks für weniger Stress und Hektik, sondern mehr Ruhe und Gelassenheit im Alltag nennen?
Cordula Nussbaum: Mein absoluter Lieblings-Tipp: machen Sie Pausen! Gerade wenn es hoch hergeht, abeiten wir rund um die Uhr und packen die Tage viel zu voll. Studien haben mehrfach bewiesen, dass unter dieser Dauerbelastung unser Tempo und die Qualität der Arbeit sinkt. Anstatt also mehr zu arbeiten, kann ein perfekter Sofort-Tipp sein, weniger zu arbeiten. Denn in der Erholung sortieren wir uns neu und können danach fokussierter und sogar schneller arbeiten.
Frau Nussbaum, vielen Dank für das Gespräch!
Mehr Zeitmanagement-Tipps von Cordula Nussbaum stehen im Buch „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?: Zeitmanagement für kreative Chaoten“. oderZeitmanagement: Mein Übungsbuch für mehr Zeit und Lebensqualität.
Mehr zur Person Cordula Nussbaum
Cordula Nussbaum - Journalistin, Trainerin und Coach - Campus für Kreative Chaoten. Sie gilt als „Deutschlands bekannteste Organisations-Expertin“ und „führende Zeitmanagement-Expertin“. In Vorträgen, Seminaren und Coaching legt sie einen Schwerpunkt auf individuelle Lösungen.