Schon mal bemerkt? Das kleine Wörtchen „leider“ kommt in der Geschäftskorrespondenz ziemlich oft vor: „Leider sind wir gezwungen, die Preise zu erhöhen.“ Oder: „Leider dürfen wir Rechnungen nicht per Mail versenden.“ Oder: „Leider bieten wir keine Förderung an.“
Der wahre Grund für „leider“
Mit „leider“ drücken wir unser Bedauern aus. Aber mal Hand aufs Herz: Tun uns Preiserhöhungen und Co. wirklich leid? Oder tun wir uns nicht selbst ein bisschen leid, weil uns Absagen oder schlechte Nachrichten einfach unangenehm sind?
Wenn Unternehmen Preise erhöhen, bestimmte Dokumente nicht per Mail schicken oder Förderungen nicht anbieten, dann beruht das auf bewussten unternehmerischen Entscheidungen. Soll heißen: Unternehmen wollen Margen eben halten, orientieren sich vollkommen zurecht an geltenden Datenschutzbestimmungen oder haben sich aus gutem Grund dafür entschieden, das eine Produkt zu vertreiben und das andere nicht. Leid tun uns all diese Entscheidungen nicht. Im Gegenteil, sie beruhen auf Kompetenz.
„Obwohl es uns nicht wirklich leid tut, umschreiben wir in der Korrespondenz mit »leider« oft unangenehme Nachrichten. Dabei lassen sich diese auch sachlich, ehrlich und glaubwürdig formulieren.“
Besser mit Gründen argumentieren
Nur wie dann argumentieren, wie formulieren? Schreiben Sie einfach und sachlich, halten Sie sich an die Fakten und vor allem: Begründen Sie Entscheidungen, so gut und wann immer es Ihnen möglich ist. Aus „Leider sind wir gezwungen, die Preise zu erhöhen“ wird dann: „Unsere Beschaffungskosten und die Netzentgelte sind deutlich gestiegen. Deswegen heben wir die Preise zum 1. Januar an.“
Auch bei der Sponsoringabsage gilt die Faustregel Sachliche Aussage mit Begründung. Anstatt „Leider können wir Ihren Verein nicht sponsern“ können Sie schreiben: „Wir unterstützen bereits eine Organisation aus dem Kulturbereich. Deswegen werden wir nicht Ihr Sponsoringpartner.“
Wenn „leider“, dann nicht am Anfang
Trotzdem, manchmal wollen Sie vielleicht doch eine emotionale Note in eine solche Absage bringen. Dann können Sie Ihre Antwort mit einem „leider“ etwas weichspülen, aber bitte nicht am Satzanfang. Das betont zu stark. Besser ist: „Wir sponsern schon eine Organisation aus dem Kulturbereich. Deshalb werden wir Ihren Verein leider nicht unterstützen.“
Also: Überlegen Sie sich gut, wann und ob ein „leider“ sinnvoll ist. Und setzen Sie es, wenn Sie es verwenden, an eine wenig exponierte Stelle in die Satzmitte. So wirken Sie glaubwürdig und ehrlich. Ihre Leser:innen werden es Ihnen danken.
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