Auch wenn es merkwürdig erscheint: Nach einem Mailingversand laufen regelmäßig Postfächer von Absendern heiß. Kurz nach Versand sprudeln nämlich fast im Sekundentakt Abwesenheitsnotizen in das Absenderpostfach – ganz normal bei großen Verteilern.
Viele dieser Abwesenheitsnotizen sind richtig gut formuliert und machen einen so sympathischen Eindruck, dass sie es wert sind, hier vorgestellt zu werden. Da liest man zum Beispiel:
Guten Tag, schön, dass Sie mir schreiben. Ich bin ab dem 31. August 2021 wieder für Sie da und kümmere mich dann gerne um Ihr Anliegen. Benötigen Sie früher eine Antwort? Meine Kollegin hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen sie unter 0123-45-678 oder per E-Mail an mara.mustermann@beispiel.de. Diese E-Mail wird nicht weitergeleitet.
Oder da steht:
Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin ab 31. August 2021 wieder im Haus und kümmere mich nach meiner Rückkehr gern um Ihr Anliegen. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Herrn Max Mustermann, mustermann@musterfirma.de. Vielen Dank!
Klingt doch einfach nur gut, nett und kundenorientiert, oder? Und warum?
Erstens – es fängt schon mal positiv an
Denn schon der Einstieg präsentiert eine positive Botschaft. Stimmt, die Adressatin ist nicht da. Aber mit einem „schön, dass Sie mir schreiben“ oder „vielen Dank für Ihre Nachricht“ bin ich als Empfängerin gleich milde gestimmt: Alles, was jetzt kommt, ist genauso gut…, denkt die Leserin.
Zweitens – es geht konsequent um den Leser
Denn nach dem positiven Einstieg kommt gleich die zweite Botschaft: Ich erfahre, wann der Ansprechpartner wieder da ist.
Sehr schön, denn oft genug liest man das Gegenteil. Mit „ich bin bis xx.xx.2021 nicht im Haus“, „ich befinde mich derzeit nicht im Büro“, „vom xx.xx.2021 bis xx.xx.2021 werde ich nicht im Büro sein“ oder „ich bin leider bis xx.xx.2021 krankgeschrieben“ betont man die Abwesenheit. Das Problem an diesen Formulierungen: Für den Leser ist nicht interessant, dass einer weg, sondern wann jemand da ist.
„Warum machen manche Abwesenheitsnotizen einen sympathischen Eindruck und andere nicht? Mit den richtigen Formulierungen ist man trotz Abwesenheit immer für die Kunden da!“
Drittens – es geht konsequent um Präsenz, Service, Aktivität
Denn auf die zweite folgt eine dritte positive Botschaft: „Ich kümmere mich dann gerne um Ihr Anliegen“. Merken Sie was? Richtig, auch hier wird anstatt der Abwesenheit wieder die Anwesenheit betont. Und: Zusätzlich wird hervorgehoben, dass man auch noch „gern“ etwas für die Kund:innen tut. Prima!
Viertens – es geht konsequent um die Lösung für die Kundin
Denn die negative Aussage „Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet“ bereitet vor allem die nächste positive Botschaft vor und leitet über zur Aussage: Wer nicht warten kann, kann sich an die Vertretung wenden.
Noch 2 Tipps zum Schluss
Natürlich wäre es kein echter Sprachtipp, wenn es nicht zum Schluss doch noch ein paar pingelige Verbesserungsvorschläge geben würde. Und hier sind sie:
Sparen Sie sich den Hinweis „In dringenden Fällen“ – und lassen Sie einfach die Kund:innen entscheiden, in welchem Fall sie warten oder sich eben an Ihre Vertretung wenden. Und anstelle des sehr strengen „Benötigen Sie…“ kann man eine Frage formulieren. Die Abwesenheitsnotiz lautet dann so:
Guten Tag, schön, dass Sie mir schreiben. Ich bin am 31. August 2021 wieder da und kümmere mich dann gerne um Ihr Anliegen. Können wir aktuell etwas für Sie tun? Dann melden Sie sich einfach bei meiner Kollegin Frau Mustermann unter mara.mustermann@beispiel.de. Sie ist gerne für Sie da.
Bleiben Sie positiv, auch wenn Sie mal weg sind – Ihre Leser:innen werden es Ihnen danken.
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