In der Geschäftskorrespondenz beziehen wir uns oft auf Vertragskonten oder Kundennummern. In Briefen stehen die langen Nummern meist gut sichtbar und fettgedruckt in der Betreffzeile, in einem Infokasten oder oben rechts gleich unter den Kontaktdaten.
Bei E-Mails sieht die Aufteilung etwas anders aus. Kontonummern oder Vertragsdaten oben – in der Betreffzeile oder am Anfang der E-Mail – Kontaktdaten unten in der Signatur.
Auch wenn das Oben, Unten, Rechts in den verschiedenen Kanälen auf den ersten Blick verwirrend wirkt, unsere Leserinnen und Leser kennen sich in der Regel aus und finden recht treffsicher die Daten, wenn sie sie brauchen.
Kein Kontakt nirgends – Kleiner Exkurs
Bei Unternehmen, die sich ihre Kunden vom Hals halten wollen, fehlen Kontaktinfos oft oder sind versteckt. Wir sollen sie nicht anrufen, weil sich Telefonieren und Reden für sie einfach nicht rechnet. Über Sinn oder Unsinn dieser besonderen Art der Kundenunfreundlichkeit weiter nachzudenken, würde diesen Beitrag allerdings sprengen. Daher: Ende des kleinen Exkurses.
Verweise stören bloß
Soweit ist alles gut, jetzt kommt das Problemfeld: die Verweise. Wörtchen wie „untenstehend“, „obenstehend“, „genannt“, „oben genannt“ oder „weiter oben genannt“ – sie stören die Lesenden, unterbrechen den Lesefluss, zwingen zu einer ungewollten Denkpause.
Neuer #Schreib-Tipp im #trurnitBlog: Meiden Sie in Ihren Texten Verweise wie „untenstehend“ oder „wie oben genannt“. Erzwungene Denkpausen stören beim Lesen! @trurnitGruppe http://trurn.it/92BU
Klicken zum Tweeten
Außer dieser „Stopperfunktion“ bringen Verweise kaum Gutes mit sich. Einen nennenswerten Informations- oder Mehrwert bieten sie nämlich nicht. Oder haben Sie sich schon einmal die Mühe gemacht, nach einem „oben genannt“ ein paar Sekunden auf eine fett gedruckte Nummer im Briefkopf zu schauen? Wohl eher nicht. Denn es gilt: Wer liest, will weiterlesen, will den Zusammenhang nicht verlieren, kurz, will nicht unterbrochen werden.
Entrümpeln Sie Ihre Texte!
Daher der Tipp: Lassen Sie die Verweiswörtchen einfach weg. Entrümpeln und verschlanken Sie Ihre Schreiben und platzieren Sie die wichtigen Angaben, Nummern, Daten einfach gut sichtbar.
Aus Den obenstehenden Vertrag haben wir nun storniert wird dann: Wir haben den Vertrag jetzt storniert.
Und der Tarif für die oben genannte Lieferstelle ist einfach Ihr Tarif oder Der Tarif.
Kleine Wiederholungen schaden nicht
Ein Klassiker unter den Lesestoppern ist übrigens: Sie erreichen mich unter obiger Telefonnummer. Auch hier der Rat: Schreiben Sie lieber konkret Sie erreichen mich unter 0 12 34 / 45 67 89. Diese kleine Wiederholung aus dem Briefkopf ist nicht schlimm, sondern unterstreicht vielmehr Ihr freundliches Kontaktangebot und lässt die Lesenden im Fluss. Sie werden es Ihnen danken.
Mehr Korrespondenz-Tipps
Besser überzeugen mit „Sie“ statt „Wir“ (1)“
Reißen Sie Wortmauern ein! (4)
Formulieren Sie klar und eindeutig! (5)
Kurz oder lang – kommt drauf an! (6)
Drücken, drängen, schieben – hilft das? (9)
5 Schritte zur positiven Formulierung (10)
Gerne – oder lieber doch nicht? (11)
Zeitnah, unverzüglich oder doch schnellstmöglich? (12)
Jargon ist Ihre Ausdrucksweise, nicht die des Kunden (13)
So drücken Sie Freude richtig aus (14)
Beigefügt, anbei und in der Anlage – gibt’s auch in modern (15)
Von der Hoffnung auf Schönheit zum stichhaltigen Kaufargument (16)
Lange Rede, kurzer Sinn – Lassen Sie Vorreiter einfach weg! (17)
Wie viel Kontaktinfo muss sein? (18)
Entschuldigung und tut mir leid – der kleine, aber feine Unterschied (20)
Adjektive – sinnvoll oder lieber weglassen? (21)
„Ich kam, sah, siegte“ – passt das Präteritum in beruflichen Schreiben? (22)
Wie aus „bin nicht da“ etwas Positives wird (23)
Wie privat darf’s im Geschäftlichen sein? (24)
Tun uns Aussagen mit „leider“ wirklich immer leid? (25)
Spezialgebiet von Sabine Melchior: Mit Mails und Briefen etwas bewegen. Ob Absage oder Akquise, Preisanpassung oder Zählerwechsel – die gelernte Italianistin deckt die ganze Bandbreite an Stilen, Tonarten und Sprachmitteln ab, die Geschäftskorrespondenz wirkungsvoll machen.