Es ist schon interessant: Für den einen ist zeitnah eine kürzere Zeitspanne als unverzüglich. Der andere sieht das genau anders herum. Das führt zu Missverständnissen oder zu falschen Erwartungen. Ist eine Antwort in drei Tagen noch zeitnah?
Fristen immer konkret formulieren
Generell gilt: Vermeiden Sie in geschäftlicher Korrespondenz diese Art von unpräzisen Zeitangaben. Wenn Sie tatsächlich eine Reaktion bei Ihrem Leser erzeugen wollen, setzen Sie am besten eine konkrete Frist. Doch manchmal geht dies nicht, zum Beispiel wenn der Kunde nur eine Frage hat. Sie können kaum ein Datum setzen, bis wann jemand seine Fragen zu stellen hat. Und auch eine Zeitgrenze für das Interesse an einem neuen Produkt gibt es nicht. In so einem Fall lassen Sie nicht den Kunden interpretieren, was er unter zeitnah versteht, bestimmen Sie dies lieber selbst.
„Geschäftskorrespondenz-Tipp: Vermeiden Sie unpräzise Zeitangaben. Wenn Sie eine Reaktion bei Ihrem Kunden oder Leser erzeugen wollen, setzen Sie am besten eine konkrete Frist!“
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Kleiner Dreh, große Wirkung
Schreiben Sie nicht: „Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen zeitnah zu, damit wir den Antrag bearbeiten können.“ Drehen Sie die Aussage um: „Sobald Sie uns Ihre Unterlagen senden, bearbeiten wir zeitnah Ihren Antrag.“ Und aus „Wenn Sie sich unverzüglich bei unserem Techniker melden, plant er Ihren Hausanschluss.“ wird „Sobald Sie sich bei unserem Techniker melden, plant er unverzüglich Ihren Hausanschluss.“
Präzise Angaben sind kundenfreundlich
Bei aller sprachlichen Finesse gilt jedoch: Diese Formulierungen sind ein Hintertürchen für alle, die sich nicht festlegen wollen. Kundenfreundlicher sind konkrete Versprechen: „Sobald Sie uns Ihre Unterlagen senden, bearbeiten wir innerhalb von drei Tagen Ihren Antrag.“ So eine klare Zeitangabe ist auf jeden Fall besser – und Ihr Leser wird sie Ihnen danken.
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Veränderung und Kommunikation – das sind die Themen, für die Theresia Wermelskirchen brennt. Die Diplom-Mathematikerin entwickelt Kernbotschaften und übersetzt sie in Sprache. Verständlich, konsistent und zielführend.